Diagrama para solucionar problemas (y dramas)

Llevo del orden de veinte minutos encontrando tareas inútiles (léase revisar las estadísticas de youtube, el timeline de twitter y la sección de posiciones bien rankeadas de Semrush) con tal de no ponerme con la tarea que realmente quiero hacer, que es comenzar a escribir este texto. Reconozco que también me pasó ayer.

Lo que básicamente es procrastinar, vamos.

En los últimos meses estoy leyendo muchos libros que se centran en la productividad (ya os compartiré mis preferidos), o más que en ésta, en la buena gestión del tiempo (que lo mismo la solución a todos los males es simplemente tirarse a la bartola a ver la vida pasar), y constantemente me doy cuenta de cuánto tiempo llego a perder al día escaqueándome de las tareas.

Como empresario, tengo claro que el coste de oportunidad de una hora de mi trabajo es mucho mayor del que sería si fuese empleado. Y en cambio, en muchas ocasiones, más que en tareas estratégicas, cuya rentabilidad puede suponer un salto cuantitativo y cualitativo, me pierdo en hacer un artículo para Planeta Triatlón, en revisar los guiones de los vídeos de un cliente, o en mirar si me ha llegado al mail algún correo súper importante.

Chorradas.

En mi listado de pendientes tengo una serie de decisiones drásticas a las que enfrentarme, que van mucho más allá de la que tomé hace unas semanas de reducir el uso de Whatsapp a apenas quince minutos al día (ya hablaré de ello largo y tendido), que pasan por instalar -la versión de pago- de Freedom, diseñar una estrategia de filtrado de correos (para no ahogarme entre mails de dudosa utilidad) o dejar por escrito una política de delegación de tareas en mi equipo.

Quizás ponerlo por escrito lo haga más sencillo, menos voluble y más aterrizado. Al fin y al cabo es una de las grandes recomendaciones que haría a cualquiera que esté procrastinando, o que se sienta frustrado ante algún aspecto que, sin darse cuenta, le paraliza: ponlo por escrito, siéntate y ante un folio en blanco (la recomendación incluye también el old fashioned puño y letra), diseña tu propio canva de qué ocurre y cómo crees que se puede solucionar.

¿Hago la recomendación de cómo haría yo ese canva?

Venga, Diego, vamos al lío, y me pongo hasta con un H2 diferente:

¿Cómo diseñar un diagrama para solucionar problemas?

Si yo me sentase a analizar la situación, y lo escribiese por escrito, en mi diagrama para solucionar problemas haría tres columnas:

  • PROBLEMA: ¿Qué problema me preocupa?
  • RAZÓN: ¿Cuáles son las razones del problema?
  • SOLUCIÓN: ¿Qué soluciones se me ocurren a mí?

Puesto así parece muy esquemático (problema, razón, solución), pero el análisis es más profundo. De hecho, en un problema puede haber varias razones, que derivan en varias soluciones.

Ejemplo: Estoy atiborrándome a galletas oreo desde hace una semana.

  • Problema: Estoy poniéndome fino filipino a galletas oreo; cada vez que me siento delante del ordenador a trabajar, me levanto, voy al armario y dos galleticas pal’gaznate.
  • Razón: En primer lugar, si me paro a hacer un acto de fe, es por el viaje que tengo la semana que viene, del que no tengo absolutamente nada preparado. Pero hay más (segunda fila dentro de la columna), tengo tres clientes a los que llamar y no me apetece absolutamente nada. Y en tercer lugar (tercera fila), me duele la rodilla y eso me imposibilita hacer deporte. Para satisfacerme, o para engañarme, como las oreo. Total, no voy a poder entrenar…
  • Solución: En el caso del viaje, lo que tendría que hacer es bloquearme mañana dos horas de trabajo, que las tengo porque la jornada es sencilla, y planificar qué me espera en el viaje en cuestión. En segundo lugar, en cuanto a los clientes, la pregunta es: ¿cuál de las llamadas es la más importante? Dado que voy a tener que hacerlas, y como dice el libro, comerse el sapo. Planificaré la primera para mañana por la mañana, a tal hora en concreto. Para obligarme, voy a escribir al cliente y confirmarle que le llamaré a tal hora. A partir de ahí, las otras dos las haré mucho más liberado, así que creo que serán sencillas. En cuanto al tercer punto, la rodilla: ¿fisio? ¿estiramientos? ¿medicación? Pediré hora a mi fisioterapeuta, que es lo más agradecido, y en función de lo que me diga, actuamos.

Como veis, el proceso de un diagrama para solucionar problemas es muy sencillo, y en muchos casos en apenas diez minutos ordenaremos las ideas de tal manera que el problema, desmenuzado, parezca mucho más sencillo de lo que aparentemente era, y con la situación bloqueante que nos estaba generando.

Continúa haciendo lo que estabas haciendo

Por otro lado, cuando nos surjan todas esas situaciones bloqueantes, sigue haciendo la tarea con la que estabas. Os voy a poner otro ejemplo, al redactar este artículo, tengo la tendencia innata y natural de dejar la línea con la que estoy, que lo mismo me estaba costando más que las anteriores, y me subo «a revisar los primeros párrafos».

¿Qué es eso? Nuestro cerebro, que para eludir la tarea de pensar la frase perfecta que queremos poner a continuación, nos inventa otra vistiéndola de obligación. Extrapolad esto a lo que comentaba al principio: revisar el correo cuando no toca, hacer un artículo para vuestra web o levantarse a fregar los restos del desayuno en vez de enfrentarnos a una tarea que nos apetece un mojón.

Continúa, no pares, y en última instancia cogerás el hábito de «siempre terminar lo que empiezas».

Os suena la frasecita de marras de los tests psicológicos que nos hacían de pequeños, ¿eh?

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